上級者向け使い方ガイド
このラーニング トラックでは、Smartsheet を使用して複数のチームで大規模に作業する方法を理解することができます。
複数のプロジェクトの管理から、エグゼクティブへの可視性の提供まで、Smartsheet は組織全体にわたる大規模な作業を支援します。 このラーニング トラックでは、高度なシート間数式を適用してメトリックを計算する方法を習得します。 また、ダッシュボードを使用して 重要な情報を一元化し、リアルタイムのデータをグラフ化する方法についても学習します。 依存関係、ベースライン、クリティカル パスなど、 プロジェクトを効果的にセットアップし、追跡する方法を確認します。 また、校正やドキュメント ビルダーなど、コンテンツを管理して共同作業をする方法についても学びます。 最後に、ソリューション全体をコード不要の WorkApp にバンドルする方法を学習します。
数式内で別のシートをすばやく簡単に参照する方法をご覧ください。 Smartsheet でシート間の数式とデータを結びつけると、 情報をより効率的に整理する柔軟性が生まれ、情報に基づいた決定を行い、より迅速に行動を起こすことができます。
ステップバイステップの手順に従ってシート間の数式を有効にします。
高度な数式では VLOOK や MATCH、INDEX などの関数を利用できます。以下は、カスタマー ID に対して紐づいているセールス担当の別一覧シートから、カスタマー ID
が一致するセールス担当を返しています。
ダッシュボードは、重要なデータをリアルタイムで可視化し、チームが必要とするすべての情報を 1 か所に集約するコミュニケーション ツールです。
ダッシュボードは、ダッシュボードの基本要素である構成が簡単なウィジェットで構成され、シートやレポートのライブ データを表示できます。 ダッシュボードはチーム
メンバー、経営陣、外部の顧客など、誰とでも共有でき、デスクトップまたは Smartsheet モバイル アプリで簡単に表示できます。
ライブ ダッシュボードをさまざまな関係者と共有することで、適切な情報を適切な人に適切なタイミングで提供し、情報に基づいた意思決定を行うことができます。
また、プログラム、プロセス、チームに関するすべての情報とリソースを 1 か所に集約するためのチーム ポータルとして使うこともできます。
ステップ バイ ステップの手順に従って、ダッシュボードを作成します。
グラフ、メトリック、レポート ウィジェットにデータを追加するには、元のシートまたはレポートへの共有権限が必要です。
(以下画像の ➁) を選択し、新しいダッシュボードの情報を編集および追加します。
ダッシュボードの所有者または管理者は、ダッシュボードの背景色を変更したり、ウィジェットを追加または編集したりすることができます。ショートカット メニューから追加の編集機能にアクセスすることもできます。
を選択します。テーマの色は、レポート内のコンテンツや Web コンテンツ ウィジェットには適用されません。
グリッド ビューの任意の場所を右クリックし、以下のいずれかのアクションを選択します。
コンピューター上のフォルダーからダッシュボードに直接画像をドラッグできます。画像をドロップすると、Smartsheet によって画像ウィジェットが作成されます。ウィジェットを作成してから、そのウィジェットに画像をドラッグすることもできます。
画像ウィジェットにカーソルを合わせ、ファイル セレクターで画像を変更します。
フォント、グラフ、タイトルなどの色を選択するときは、標準のプリセットから選択するか、HEX コード、RGB コード、または色のグラデーションを使用してカスタム カラーを追加できます。
公開されたダッシュボードは、10 分ごとに自動で最新の情報に更新されます。この動作はカスタマイズすることもオフにすることもできません。
自動更新機能は、自分のダッシュボードのビューに対してのみ変更できます。たとえば、自動更新をオフにしても、ダッシュボードを表示している他の共同作業者に対しては有効のままになります。
頻度を変更する、または自動更新機能をオフにするには
Web コンテンツ ウィジェットは、ダッシュボードで自動では最新の情報に更新されません。
グラフを使用すると、データを傾向とメトリックのリアルタイムのビジュアルに変換できるため、適切な意思決定をより迅速に行うことができます。 シートとレポートのライブ データを利用したグラフ ウィジェットを使用して、 任意のダッシュボードにグラフを追加できます。 複数の異なるグラフ タイプが利用できるため、柔軟なグラフでデータを希望どおりに表示できます。
ステップバイステップの手順に従って、グラフを作成します。
後でデータ範囲を変更する必要がある場合は、ウィジェットを編集し、[データの編集] をクリックしてデータ範囲を再選択します。
データを選択したら、グラフのタイプと書式を選択します。
グラフ化するデータを選択したら、データを視覚的に表すグラフを選択できます。Smartsheet は、範囲内のデータの形式に基づいて、 グラフ タイプを自動的に提案します。[グラフ ウィジェットの編集] フォームの右側で、別のグラフ タイプを選択できます。
| 比較したいデータ | 推奨グラフ |
|---|---|
| 時間の経過に伴う数値の変化を示す | 折れ線グラフ、平滑線グラフ、ステップ ライン グラフ |
| 数値を相互に直接比較する | 縦棒グラフ、横棒グラフ、積み上げ縦棒グラフ、積み上げ横棒グラフ |
| 個々の数値がデータ セット全体とどのような関係があるかを示す | 円グラフ、ドーナツ グラフ |
Smartsheet には次のグラフ タイプがあります。
グラフ ウィジェットは、次の列タイプのみのグラフ化をサポートします。
ガント チャートに依存関係を追加することで、プロジェクト タイムラインと個々のタスク間の関係を効率的に管理できます。 先行タスクの開始日または終了日が変更されると、 タイムライン内の依存タスクの日付が自動的に更新され、変更が反映されます。 ベースラインを設定して、計画と実際の日付の差異を追跡することもできます。
ステップバイステップの手順に従って、ガント チャートを作成します。
ガント チャートは、プロジェクトのスケジュールを視覚化するユーザーフレンドリーな方法であり、次の2つの部分に分かれています。
それ以外に、ガント ビューでは以下のこともできます。
ガント チャートを使用するには、シートまたはレポートには、タスクの開始日と終了日を表す日付列が少なくとも 2 つ必要です。タスク バーの長さは、この日付間の期間を表します。
ツールバーで [ガント ビュー] を選択してビューを切り替えます。チャートはシートの列の右側に表示されます。また、グリッド列をガント チャートから分離する区切り線もあります。 分割線にカーソルを合わせて分割線を右または左にドラッグすると、いずれかのセクションの表示を広げることができます。
ガントビューは以下を描画します。
シートで依存関係が有効になっている場合、マイルストーンのひし形は、期間が 0 日の行に対して描画されます。
シートの所有者と管理者のみがプロジェクト設定を変更できます。
シートのプロジェクト設定を変更して、ガント ビューの設定を構成し、依存関係を有効にします。
[プロジェクト設定] を開くには、ガント ビューの任意の列ヘッダーを右クリックして [プロジェクト設定の編集] を選択するか、シートの右上隅にある設定ツールバー ボタンを選択します。
進捗率のオーバーレイを表示するように選択できます。表示する列を選択するには、[プロジェクト設定] で [% 完了] 列を設定します。この列に値を入力すると、タスクバー内に [% 完了] 列に入力した値ごとに影付きのバーが表示されます。
ここではガント ビューのタイムスケールのプライマリとセカンダリの見出しが決まります。ヘッダーを変更するには、ガント チャートの右上隅にある歯車アイコンを選択し、[プロジェクト設定] ダイアログで [ガント タイムスケール設定] を選択します。
また、ガント ビューには四半期、月、週、日の 4 つのズーム レベルがあります。ガント チャート部分の任意の日付を右クリックし、[ズーム イン]
アイコンまたは [ズーム アウト]
アイコンを使用して、ビューを調整します。
ガント ビューのタイムスケール表示に加えた変更を保存して、エクスポート時に保持します。これらの変更は、エクスポート時に表示されます。
タスクの日付を変更するには:
タスクバーに色を適用できます。色を追加するには:
また、条件付き書式を使用して、タスク バーに色を自動的に適用することもできます。
ガントビューのグリッド部分で行階層を使用することで、行をセクションやフェーズに整理することができます。子の行は、開始日と終了日に基づいて、ガント チャートで個々のタスク バーとして表示されます
階層を使用し、シートで依存関係をオンにすると、親の行には子の行の概要が反映されます。親の行の値は、[期間]、[完了率]、[開始日]、および [終了日] 列で自動的に計算されます。手動で変更することはできません。ただし、依存関係がオフの場合は、必要に応じて親の行の値を変更できます。
クリティカル パスは、スケジュールを維持し、遅延を避けるために、時間内に完了させなければならない最も長いタスクのシーケンスです。
クリティカル パスを使用するには、シートの [プロジェクト設定] で依存関係を有効にします。クリティカル パスを有効にすると、フィルターを作成して、クリティカル
パスにあるタスクとないタスクのみを表示できます。
また、ドライビング パスを有効にして、タスクの開始日に影響を与えるタスクをすばやく特定することもできます。さらに、サマリー パスをアクティブにして、親サマリータスクの終了日に影響を与えるサブタスクを特定できます
ベースラインを使用して、プロジェクトの予想されていた完了時間と実際の完了時間を比較します。ベースラインを有効にするには:
Smartsheet は、チームがスピードと責任感を意識しながら一丸となって遂行することを促進し、より良い成果をより早く達成するための、 効率的なプロジェクト管理に不可欠なツールを提供しています。
ステップバイステップの手順に従って、プロジェクト設定を変更します。
Resource Management セクションは、ビジネス プランまたはエンタープライズ プランでのみご利用いただけます。
ガント ビューの使用中にプロジェクト設定にアクセスして、ガント チャートの依存関係やタイムスケールを変更することができます。 ビジネス プランまたはエンタープライズ プランをご利用の場合は、利用可能な Resource Management 機能を変更することもできます。
プロジェクト設定には、グリッド ビューまたはガント ビューから以下のようにアクセスできます。
シートをガント ビューに切り替えた後にのみ、ガント タイムスケール設定が表示されます。
開始日列と終了日列: 開始日と終了日を追跡するために使用する列を選択します。
スケジュールされた各タスクには、年、月、日を含めた開始日と終了日が必要です。日付選択アイコンを使って、正しい形式で日付を入力します。
開始日列と終了日列を設定する場合:
% 完了の列:「% 完了」列として割り当てる列を選択します。この列では、ガント チャートのタスク バー内に % 完了インジケーターがオーバーレイされ、自動化された % 完了計算を確認できます。
親行では、Smartsheet が子行の期間と % 完了の値の両方に基づいて、自動で完了率を計算します。
この列の値をパーセンテージとして書式設定するには、上部の列ヘッダーを選択してから左のツールバーの % アイコンをクリックします。
親行の % 完了の自動化はオプションです。[プロジェクト設定] を開き、ウィンドウの「% 完了」列のドロップダウン リストで [なし] を設定すると自動計算が非アクティブ化されます。親行で数式を使用するか、手動で親行の値を設定し、ガント バーから進捗状況インジケーターを削除できます。
依存関係をアクティブにすると、期間と先行タスクの値が変更されたときに、日付が自動的に計算されて調整されます。
依存関係をアクティブ化したら、先行タスク列と期間の列を割り当てる必要があります。
シートに既存の先行タスク列と期間の列がない場合、Smartsheet が自動的に作成します。
依存関係がアクティブになっている場合、先行タスクに依存しているサブタスクの開始日と終了日は、レポート、行更新リクエスト、またはどのモバイル アプリからでも編集できません。タスクの開始日や期間を手動で変更すれば、終了日が自動的に更新されます。
ガント タイムラインの間隔や表示フォーマットを編集します (年度の開始、チャートのガント バーの右側に表示される列情報など)。 たとえば、連絡先リスト列を表示ラベルとして設定して、各ガント バーの横にあるタスクに割り当てられている人のリストを表示します。
シートを開いたときにプロジェクトの現在のタスクをすばやく表示するには、[今日の日付から開く] のチェックボックスをオンにします。
[今日の日付から開く] の設定は、シートの所有者と管理者のみが使用できます。既定ではオフになっており、シートのどのコピーにも移行されません。
また、ビューは個人の設定としてのみ適用され、他の共同作業者のシートの表示には影響しません。
編集者または閲覧者の権限を持つユーザーが今日の日付からガント チャートを開く必要がある場合は、ガント ビューでシートからレポートを作成し、レポートをユーザーに共有できます。
マイルストーンとは、大きな変化や重要な段階につながるアクションまたは節目のことです。 マイルストーンの終了日は開始日と同じです。 マイルストーンは、ガント チャートではグレーのひし形で表され、指定された開始時間の中央に表示されます。
マイルストーンを作成するには:
ヒント: 拡張マイルストーンを作成するには、タスク期間を「~0」に設定し、開始日を入力します。 拡張マイルストーンの完了には 1 営業日かかりますが、こちらもガント チャートにひし形で表示されます。
親の [開始日] は、すべての子行のうちで最も早い開始日に設定されます。同様に [終了日] は、すべての子行のうち最も遅い終了日に設定されます。
親の [期間] は、その列の [開始日] から [終了日] までの期間に含まれる稼働日数を示します。これは単に期間を合計するのではなく、最も早いサブタスクから最も遅いサブタスクまでの完全な時間範囲を示します。
親行の [% 完了] では、各子行に入力されている [期間] の値と [% 完了] の値に基づく加重割合が計算されます。これにより、親行の [% 完了] に与える影響は、期間の短い子行を完了した場合よりも、期間の長い子行を完了した場合の方が大きくなります。
親行のロールアップ サマリーに含まれるのは、[期間] と [% 完了] の値が設定されているサブタスクのみとなります。
プロジェクトのタイムラインでタスクの依存関係を有効にすると、Smartsheet は主要な依存関係を視覚的に追跡する 3 つの方法を提供します。
各パスを同僚やマネージャーと簡単に共有して、プロジェクトのステータスを常に把握することができます。
クリティカル パスには、プロジェクトを期限内に完了するために不可欠なタスクが表示されます。クリティカル パスとは、プロジェクトの開始日と終了日の間の最も長い距離 (すべてのタスクとその期間を含む) であり、 プロジェクトの実際のスケジュールを明確に把握できます。ガント チャートでは、クリティカル パスに通じるタスクおよびマイルストーンはすべて赤色で強調表示されます。
クリティカル パスを使用するには、シートをガント ビューで表示している必要があります。
一連のタスクのサマリー パスを有効にして、サマリー (親) タスクの完了日に影響するサブタスクを縁取りして把握できるようにしましょう。 サマリー パスはクリティカル パスの一種で、シート全体のクリティカル パスを表示する代わりに、 選択したサブタスクのより詳細なクリティカル パスを表示します。 サマリー パスでは、その階層のすべての子タスクが対象になります。
まず、シートの依存関係を有効化します。そのためには、管理者レベルの共有権限を持っているか、シート所有者である必要があります。
以上です。 サマリー パスのタスク バーがオレンジ色で表示されます。
ドライビング パスを使用すると、(先行タスク関係に基づいて) その他のタスクのうちどれがタスクの開始日に影響を及ぼすか確認できます。 ドライビング パスを有効化すると、重要なタスクの開始日と重なるタスクを迅速に見つけ出すことができます。
まず、シートの依存関係を有効化します。そのためには、管理者レベルの共有権限を持っているか、シート所有者である必要があります。
以上です。 ドライビング パスのタスク バーが紺色で縁取りされます。
WorkApps は、ビジネスを合理化し、共同作業を簡素化するためのノーコード プラットフォームで、Web アプリとモバイル アプリを直感的に構築できます。WorkApps を使用すると、技術的なスキルがなくても、 シート、フォーム、レポート、ダッシュボード、さらにはファイル、Web リンク、動画、スライドショーなどの外部コンテンツから直接、カスタマイズされたアプリを構築できます。
また、このアプリを使用する予定のすべての関係者に対して、さまざまなエンドユーザーの役割を明確化して割り当てることもできます。 これにより、すべてのユーザーが同じアプリから、 基盤となる同じデータセットを使用しながら、役割に基づいて調整されたエクスペリエンスで作業できます。
WorkApps は、エンタープライズ プランとプレミア プランでご利用いただけます。
重要
新しいページは既定で非表示に設定されています。役割を用いた権限の更新についての詳細情報をご覧ください。
画面上部にある検索、フィルター、並び替えのボックスを使用して、編集したい Workapp を見つけます。
次にメニュー アイコン 
を選択してアプリを削除するか公開済みアプリを表示します。
WorkApp を終了すると、ビルダーで行った変更はすべて保存されます。WorkApp は公開するまでは既定で「ドラフト」の状態になります。
ビルダーを終了し、編集する別のアプリを選択するには、WorkApps ホーム アイコンを選択します。
を選択します。追加したページは、左側の [現在のページ] の下に表示されます。
任意のページ名にカーソルを合わせ、メニュー アイコンを選択して、名前を変更するか削除します。
[ページ設定] パネルを開くには、[現在のページ] の下にあるページを選択し、それからページ設定アイコン
を選択します。
ほとんどのページで表示されるのはページ ソースのみですが、シート ページに関してはより詳細な設定が可能です。シート ページでは以下を制御できます。
Smartsheet のドキュメント ビルダーを使用すれば、時間の節約になるだけでなく、エラーが発生しやすい手動の手順を踏まずに、シートデータを使用してカスタマイズしたドキュメントを作成できます。 シートのフィールドを入力可能な PDF フォームに、または署名が必要な場合は DocuSign テンプレートにすばやくマッピングします。 マッピングを使用すれば、Smartsheet プラットフォームを離れることなく、1 つまたは複数の行に対するドキュメントをすばやく生成できます。
署名を必要としないドキュメントの場合は、まずシートを入力可能な PDF フォームにマッピングしてから、そのマッピングを使用して行データが埋め込まれたカスタム バージョンを作成します。 生成されたドキュメントは、添付ファイル/リンクとしてそれぞれの行に追加したり、zip ファイルにまとめてダウンロードしたりできます。
作成したドキュメントに 1 人以上の関係者が署名する必要がある場合、ドキュメント ビルダーの DocuSign の統合を使用して、シートを DocuSign テンプレートにマッピングします。 次に、マッピングを使用して行データを含むカスタマイズされたドキュメントを生成し、署名のために送信して、シート内のステータスを追跡します。
ワーク インサイトは、主要なトレンド、アクティビティ、ボトルネックを明らかにして可視化することで、Smartsheet で行っている作業についてより適切な判断を下すことができます。 ワーク インサイトではデータを自動的に集約して可視化するため、複雑なレポート作成に貴重な時間を費やすことなく、業務上の課題や問題に集中することができます。 ワーク インサイトなら、シートを使用しつつビジネス インテリジェンスの力を獲得することができます。
重要
ワーク インサイトにアクセスするには、エンタープライズ プランをご契約しているユーザーである必要があります。
ワーク インサイトを使用すると、以下のような問いに答えることができます。
ワーク インサイトを使用して異なるデータ セットを表示する
各ワーク インサイトの上部にあるリンクを使用して、表示される列、値、時間を変更することができます。
ワーク インサイトへアクセスする
を選択します。次の 2 種類のフィルターがあります。
フィルターには複数の値を設定できます。以下の手順で、フィルターを適用します。
を選択します。作成したフィルターを削除するには、フィルター>
を選択します
ワーク インサイトは、各インサイト タイプに対して以下のグラフ タイプをサポートしています。
ワーク インサイト ペインまたは全画面表示で、ブロックを並び替えることができます。
