初心者向け使い方ガイド
効果的に作業を管理するためのシートの設定方法など、Smartsheet の基本的な使い方を学ぶ場合には、このラーニング トラックから始めましょう。
シートは、Smartsheet における作業の基本です。 シートはグリッド、ガント チャート、カレンダー、またはカード ビューで表示できます。 このラーニング トラックでは、機能を引き出すためのスマートな列、行、および階層の構成など、シートの設定方法について説明します。 また、ファイルを共有・管理したり、リアルタイムの会話でチーム メンバーと共同作業を行う方法も学ぶことができます。 さらに、数式や条件付き書式ルールの設定方法についても習得します。 最後に、モバイル アプリの使用など、自分の作業を他のユーザーと 共有する方法を習得します。
この Smartsheet チュートリアルを見て、ビジネスの方法を変革する主要な機能の概要とベスト プラクティスをご確認ください。 Smartsheet を使用して、シート、レポート、自動化、ダッシュボードなどの機能を使用してビジネス プロセスを合理化する方法を確認します。
シートは Smartsheet での作業の土台であり、すべてのデータが存在する場所です。シートの設定方法により、Smartsheet に備わる多くの機能をどれだけ活用できるかが決まります。既定のシート ビューはグリッド形式ですが、複数の列タイプ、階層、添付ファイル/リンク、共同作業のコミュニケーションなどを活用して、簡単にカスタマイズできます。ガント ビュー、カード ビュー、カレンダー ビュー、およびタイムライン ビューという 4 種類のシート ビューについては、後ほど解説します。
以下のステップバイステップの手順に従ってシートの作成やシート名の変更をする方法をご覧ください。
Smartsheet では、ほとんどのソリューションがシートから始まります。 シートは、情報が保存されるメインの場所です。 タスクやプロジェクトの期限、パンチ リスト、在庫、顧客情報など、さまざまなワークフローを追跡するようにシートを設定することが可能です。
新しいシートまたはその他の Smartsheet アイテムを作成するには、ライセンス ユーザーである必要があります。(ダッシュボードなど、特定のプランタイプでのみ使用できるアイテムもあります。 詳細は、「Smartsheet のプラン」をご覧ください。)
アイテムの所有者のみが、アイテムの名前を変更できます。
ヒント: ソリューション センター パネルでは、検索フィールドとカテゴリを使用してテンプレートを検索することもできます。
注意点
・アイテム名に使用できる文字数は 50 文字までです。
・作成したシートやその他のアイテムは、他の人と共有しない限り、自分のみに表示されます。
注意点
作成したシートやその他のアイテムは、そのアイテムが存在するワークスペースのメンバーであるすべてのユーザーに表示されます。
名前を変更するには、アイテムの所有者である必要があります。
注意点
項目名に使用できる文字数は 50 文字までです。
| アイテム | 概要 |
|---|---|
| グリッド | 事前に定義された列はなく、まっさらな状態です。 ゼロから始めたいときにこれを使用します。 |
| プロジェクト | プロジェクトを作成し、ガント チャート機能を有効にするために必要な共通の列が含まれています。 |
| カード | カード ベースのかんばんスタイルでプロジェクトを可視化したい場合、カード ビューを使用します。 |
| タスク リスト | あらかじめ定義された列 ([タスク名]、[期日]、[割り当て先]、[終了]、および [コメント]) が含まれています。 |
| フォーム | 他のユーザーから情報を収集したい場合は、フォームを使用します。 |
| レポート | 複数のシートから情報を集約できます。 |
| ダッシュボード | シートのデータをわかりやすく可視化したり、情報ハブとして使用したりすることができます。 |
Smartsheet の行では、階層を構築し、データを簡単に整理、追跡、移動できます。 また、添付ファイル/リンクやチームとの コミュニケーションの管理、ファイルの校正、カスタム ドキュメントの作成、リマインダーの設定もできます。 これらの行でできることに関する詳細は、この学習トピックの情報をご覧ください。
以下のステップ バイ ステップの手順に従って、行をインデントおよびインデント解除します。
シートでは、行をインデントすることにより階層を作成できます。行をインデントして階層を作成すると、行間に親子関係 (上の行が親、下の行が子) が作成されます。
階層によって行間の関係が作成され、行の書式設定は制御されません。
インデントする最初の行のセルをクリックし、ツールバーの [インデント] ボタンをクリックします。 その行の上の行が親行になります。
インデント ボタンが押せない場合は、空白の行をインデントしようとしている可能性があります。階層を作成するには、親行と子行のどちらにもデータが入力されている必要があります。 インデント設定をする前に、どちらの行も空白でないことを確認します。
ヒント: キーボード ショートカット Ctrl + ] 、Mac の場合は Command + ] を使用して行をインデントすることも可能です。
インデントはシートのプライマリ列にのみ表示されます が、行間の関係性は行全体に適用されます。
行の親子関係を削除するには、任意の子行のセルをクリックし、ツールバー上の [インデント解除] ボタンをクリックします。
ヒント: キーボード ショートカット Ctrl + [ 、Mac の場合は Command + [ を使用して行のインデントを解除することも可能です。
行を展開または折りたたんでシートを保存すると、シートを共有するすべての共同作業者のシート構造が変更されます。 つまり、そのシートを使用する全共同作業者に、折りたたみ/展開を実行した行が表示されることになります。
親行の下でインデントされている行を表示/非表示にするには、親行のプライマリ列の [展開/折りたたむ] (
/
) をクリックします。
シート上のすべてのサブアイテムを展開または折りたたむには、プライマリ列のヘッダーを右クリック し、[すべて展開] または [すべて折りたたむ] を選択します。
階層を使用する際は、次のことに注意してください。
Smartsheet の列では、特別な列タイプを指定でき、シートをより簡単かつ便利に使用することが可能です。 列は Smartsheet でデータ タイプを定義し、ビュー、フォーム、自動化、フィルター、レポートなどの強力な機能を引き出します。 データに適した列タイプを選択する方法については、この学習トピックの情報をご確認ください。
列タイプを使って、その列で許可するデータを上手に管理することができます。特定のタイプを選んで入力するデータを統一することが可能です。 Smartsheet では、既定列と設定可能な列を使って作業を行います。
すべてのシートにプライマリ列があります。 この列は必須のため、シートから削除できません。この列の値は、主に行の説明に使われます。列タイプは必ず「文字列/数値」列となります。プライマリ列の列タイプを変更することはできません (プライマリ列の名前は変更可能)。
プライマリ列の左側、行番号の横に、各行に関する情報を示すアイコンが付いた列が並んでいます。ヘッダーにカーソルを合わせて [列の非表示] をクリックすると、列を非表示にできます。
が表示されますが、行に関連付けられている更新リクエスト
、ロック
、および割り当てアラート
を表示することもできます。行に複数の行のアクションが存在する場合は、列に複数のアイコンが表示されます。行アクション インジケーターのデータはシート固有のものであるため、行を別のシートに移動しても、このデータは移動されません。
この列タイプには文字列、数値、またはその 2 つの組み合わせが含まれます。文字列/数値は、エントリが長いコメント列や、予算を追跡するシートの予測費用など、数字がメインとなる列などに最適です。
「文字列/数値」列の場合、列ヘッダーをクリックして左側のツールバーの [通貨形式] や [パーセント形式] ボタンをクリックすると、書式設定が適用され、通貨やパーセントの形式を値で表示できます。
注意点:
数値の最初の文字が 0 でその後に別の数字や文字が続く場合、数値の前にアポストロフィー (') が追加され文字列として保存されます。 こうすることで最初の 0 を残して数字として表示することができます。数値を数値として保存したい場合 (例、その数値を使って計算をしたい場合など)、セルを再確認してアポストロフィー (') や最初の 0 を削除する必要があります。
「割り当て先」、「所有者」、「承認者」などの列に最適です。 この列タイプでは、シートが共有されている共同作業者や [マイ Smartsheet 連絡先] リストの連絡先に行を割り当てることができます。
また、「連絡先リスト」列を使用して、シートが共有されている共同作業者にリマインダーを送信したり、特定のチーム メンバーに割り当てられたタスクのリストを表示するレポートを生成したりすることも可能です。
[連絡先を追加] の欄で連絡先の選択や、メールアドレスを新規追加することができます。
「連絡先リスト」列に優先表示させる連絡先を設定すると、「連絡先リスト」セル、または対応している Smartsheet フォームのフィールドのドロップダウン矢印をクリックして、すばやく連絡することが可能になります。セルには、シート内の別の行に割り当てられている連絡先やメール アドレスが表示されます。
注意点: 「連絡先リスト」列に紐づけられた Smartsheet フォーム フィールドには、優先表示させる連絡先のみが表示されます。 優先表示させる連絡先を設定していない場合、フォームの送信者は、リストから選択するのではなく、連絡先名またはメール アドレスを入力する必要があります。
新しい連絡先名またはメール アドレスは、手動でセルに入力してリストに追加できます。連絡先が [マイ Smartsheet 連絡先リスト] や [ユーザー管理] ウィンドウ (ビジネス プランまたはエンタープライズ プランで利用可能) に追加されている場合は、名前またはメール アドレスを入力し始めると候補が表示され、簡単に選択できます。
ヒント
名前または電子メールを入力し始めても、リストの自動解決が行われない場合は、入力内容と一致する連絡先がないということになります。 リストに連絡先を追加すると、その連絡先に対してレポートの実行やリマインダーの送信が確実に行われるようになります。
をクリックして [新規追加] を選択すると、リストへ連絡先の追加と行への割り当てを同時に実行できます。
自動解決ドロップダウン リストから名前やメール アドレスを削除するには、列のほかのセルおよび [列プロパティの編集] ウィンドウから該当するものを削除します。「連絡先リスト」列に入力をすると、シートを共有されているユーザーが常に候補として表示されます。
この列タイプでは、セルに日付選択カレンダーが表示されるため、共同作業者は日付を簡単に選択できます。 日付を手動入力したり、キーボード ショートカットを利用してセルに入力したりできます。依存関係を有効にしたり、カレンダー ビュー にアイテムを表示したりするためには、シート内に「日付」列が必要です。
Smartsheet アカウントの [個人用の設定] で設定している形式で日付が表示されます。
この列タイプでは、1 つの値を簡単に選択できるドロップダウン リストが表示されます。
この列タイプを選択すると、リストに表示する値を入力できるようになります。 ドロップダウン リストの値は 1 行に 1 つずつ入力する必要があります (キーボードの Enter キーまたは Return キーを押して次の行に移動)。
ドロップダウン リストのアイテムを削除するには、マウスで該当部分を選択し、Backspace キーまたは Delete キーを押します。
「ドロップダウン リスト」列について詳しくは、「ドロップダウン リスト」列を使ってデータの一貫性を確保する方法についての記事をご覧ください。
この列タイプでは、1 つまたは複数の値を簡単に選択できるドロップダウン リストが表示されます。 この列タイプを選択すると、リストに表示する値を入力できるようになります。
ドロップダウン リストの値は 1 行に 1 つずつ入力する必要があります (Enter キーまたは Return キーを押して次の行に移動)。
この列タイプでは、オン/オフを簡単に切り替えできるチェックボックスが表示されます。 同じ行のその他の列に対してデータが何も入力されていない場合、チェックボックスは表示されないため、セルをクリックしてもオン/オフを切り替えることはできません。
この列タイプには、記号が表示されます。 行のステータスなどを視覚的に強調表示するのに適しています。
列に自分の (カスタマイズした) 記号を追加することはできません。
この列タイプでは、同じ行のその他の列に対してデータが入力されている場合は、システムによって自動的に値が生成されます。 数値を手動で入力せずに、行 ID、部品番号、請求書番号、または顧客番号を割り当てる際には、自動番号割り当て機能が便利です。
「システム」列には、各行の作成者、最終更新者、作成日時、最終更新日時が表示されます。
設定時、「システム」列は空白です。[保存] をクリックしてシートを保存すると、値が生成されます。
Smartsheet ではファイルを直接シートに添付して管理できます。これによりすべての作業データを一か所に集約できます。 デスクトップまたは人気のあるクラウド ストレージ プロバイダーから、ファイルを添付できます。
ステップバイステップの手順に従って、シートに添付ファイル/リンクを追加する方法をご確認ください。
デスクトップ アプリでは、アップロードするファイルの名前が、行またはシートにすでに保存されているファイルと同じ場合、次のオプションから 1 つ選択するよう促されます。
あるいは、アップロードする前にファイル名を変更することを検討してください。
モバイル アプリでは、同じ名前を持つファイルについて、新しいバージョンとして保存するというオプションがなく、直接アップロードされます。
ファイルを紐づける場所により、ファイルの添付方法が異なります。 ファイルはシート レベルで添付することも、特定の行またはコメントに直接添付することもできます。
シート レベルでファイルを添付するには、以下の手順に従います。
を選択します。
が表示されます。コンピューターに保存されているファイルをアップロードする場合は、添付したい行にファイルをドラッグすることもできます。
アイコンを選択します。Brandfolder by Smartsheet はデジタル資産管理プラットフォームです。Brandfolder アカウントをお持ちであれば、Brandfolder からシートにファイルを直接添付できます。Brandfolder から資産を添付する場合は、Brandfolder 内の資産へ列またはシートをリンクすることになります。
それにより、Brandfolder 内の資産を変更できます。ファイルの詳細の変更、更新された資産への置き換えなどが可能です。Smartsheet を介してアクセスする資産は常に最新バージョンです。
[Brandfolder から添付] を選択すると、Brandfolder パネルが開きます。
多種多様なファイル形式をアップロードすることが可能です。サポートしているファイル形式には次が含まれます (ただしこれらに限りません):
| ファイル形式 | 拡張子の例 |
|---|---|
| ほとんどの画像形式 | .jpg、.png、.gif |
| Microsoft Office スイート | .docx、.pptx、.xlsx |
セキュリティ上の理由により、アップロードまたはダウンロードできるファイル形式を制限する場合があります。 その一例として、実行可能ファイル形式 (.exe) はアップロードできません。
ファイル サイズの最大値は、プラン、ユーザー タイプ、ファイルのアップロード方法によって異なります。
| ユーザー タイプまたはアップロード方法 | 最大ファイル サイズ |
|---|---|
| ライセンス ユーザー | 250 MB (プロ プランは 30 MB) |
| 無料ユーザー | 30 MB |
| お試し版ユーザー | 250 MB |
| Smartsheet フォームからファイルをアップロードする場合 | 30 MB |
| Smartsheet モバイル アプリ (iOS および Android) | 30 MB |
会話機能により、あなたとあなたのチームは重要なコミュニケーションをリアルタイムで管理および追跡し、あなたの仕事の状況に直接反映させることができます。 会話は、Smartsheet の行レベル、シート レベル、またはワークスペース レベルで記録できます。
ユーザーは、アプリを切り替えることなく、メールから、またはシート上でリアルタイムに直接 @メンションに返信できます。
シートを共有されたすべての人は、自分の作業の流れに沿ってコメントをフォロー、表示、または返信できます。 全員が同じ情報を参照することで、会話の生産性が維持され、チームの連携を維持できます。
会話機能を使用して、シート、シート内の特定の行、またはワークスペースにコメントを残すことができます。
会話パネルでは、すべてのシートやレポートのコメントにアクセスすることができます。ただし、ワークスペースにおけるコメントは、コメント ダイアログからアクセスできます。
シートへのアクセス権があれば、コメントを表示または印刷することができます。
ただし、次に挙げるその他の操作については、追加の権限レベルが必要です。
[会話] 
を選択すると、シートやレポート内のコメントに簡単にアクセスできますが、 他の方法でも会話パネルを開くことができます。
シートまたはレポートのシートレベルまたは行レベルのコメントにアクセスするには:
レポートの会話パネルを開く方法は、シートのコメントにアクセスする方法と似ています。ただし、シートとは異なり、行レベルのコメントしか表示されず、[すべて]、[シート]、[未読] のタブは表示されません。
会話パネルを開くと、シートのコメントが次のカテゴリに分類されて表示されます。
ここでは、ワークスペースに関するコメントのみが表示されます。ワークスペース内で特定のシートのコメントを表示するには、そのシートを開く必要があります。
コメント ダイアログまたは会話ペインにおいて、コメントは作成日または返信日に基づいて時系列で表示されます。
| 行 | ある 1 行に関するコメント |
| シート | シート レベルのコメント |
| すべて | 行レベルおよびシート レベルのコメント |
| 未読 | 読んでいないコメント |
条件付き書式を使用すると、シートにルールを作成できます。これにより、特定の条件が満たされると、個々のセルまたは行全体の書式設定が更新されます。 たとえば、タスクの期限が過ぎている場合は、テキストを赤い太字にして、すぐに気付くようにすることができます。
条件付き書式を使用して、シート内の重要な情報を自動的に強調表示し、読みやすくすることで、シートをチーム全体にとってより価値のあるものにできます。
以下のステップ バイ ステップの手順に従って、条件付き書式ルールを作成します。
条件付き書式を使用すると、行またはセルの値に基づいて、その外観を変更できます。たとえば、期限が過ぎているタスクが赤色で表示されるように設定できます。
条件付き書式機能はセルの値には影響を与えません。条件に基づいてセルの値を自動的に変更するには、数式を使用します。
リンクされたセルの条件付き書式は、リンク先のシートでは保持されません。
条件付き書式は、以下の 3 ステップで適用できます。
設定した条件により、書式設定のトリガーが決定します。
タイムライン ビューで作業している場合は、グリッド ビューに切り替えて条件付き書式を設定します。
を選択します。
設定した条件により、書式設定のトリガーが決定します。たとえば、特定の人に割り当てられたすべての行に背景色を適用する場合、左パネルの [割り当て先] 列を選択し、右パネルで該当する割り当て先を選択します。
行が指定した条件を満たしたときに表示されるテキストの書式設定を設定します。設定は以下の手順で行います。
数式と関数を使用すると、1 つのシート内で、または複数のシートにわたって計算とルックアップ (参照) を実行できます。数式を使用すると、記号やドロップダウン フィールドを自動化することもできます。
手動で入力した値とセル参照の両方を使用して、数式を作成できます。 指定したフィールドに数式を追加したり、列全体に均一な計算を適用したりできます。 シート サマリーで数式を作成して、グリッドのスペースを節約することもできます。
数式には、SUM、AVG、IF などの関数を含めることができます CHILDREN のような階層関数など、Smartsheet 専用の独自の関数もいくつかあります。
Smartsheet で数式を作成および編集するための構文について詳細をご確認ください。
エンタープライズ ライセンス ユーザーは、AI を使用して数式を作成できます。詳細は機能ページをご確認ください。
数式を使用して数値を計算したり、シートの要素を自動化したりできます。 たとえば、ある範囲の経費を合計したり、フィールドに特定の値が入力されたときにチェックボックスをオンにしたりするための数式を作成できます。
次のフィールド タイプの数式を作成できます。
フィールドに数式を入力するには
結果は、数式を含むフィールドに表示されます。
注意点
連絡先リストのフィールドに数式を入力することができます。 たとえば、VLOOKUP 式を使用して、ユーザーをタスクに自動的に割り当てます。 リソース管理に使用されている連絡先リスト フィールドでは、数式を使用できません。
数式には、SUM、AVG、IF などの関数を含めることができます。関数は、シート内のデータを使用して計算を実行したり、シート内のデータを操作したりします。
Smartsheet の数式では、次の演算子を使用できます。
| 記号 | 説明 |
| + | 追加 |
| - | 減算 |
| * | 乗算 |
| / | 除算 |
| ^ | 指数 |
| < | より小さい |
| > | より大きい |
| >= | より大きいか等しい |
| <= | より小さいか等しい |
| = | 等しい |
| <> | 等しくない |
既存の数式を編集するには
数式の編集を中止したい場合は、Esc キーを押して編集モードを終了すると、編集前の数式に戻ります。
数式を列全体に一貫して均一に適用する必要がある場合は、列の数式の使用が最適です。 セルに数式を作成し、それをすばやく変換して、列のすべてのセルに適用します。 新しい行がどのようにシートに挿入されるかにかかわらず、列の数式は自動的に適用されます。
使用する関数がわからない場合は、ツールバーの [Sum] ボタンの右側にある下向き矢印をクリックして、関数を選択できます。
[Sum] ボタンは、シートで選択したフィールドと、選択したフィールドとの階層関係に基づいて数式を提供します。 たとえば、親行のフィールドを選択し、[Sum] アイコンをクリックすると、フィールドに =SUM(CHILDREN()) の数式が生成されます。
数式を作成した後は、選択したフィールドをダブルクリックするか、F2 キー (Mac の場合は fn + F2) を押すことで、いつでも変更できます。
Smartsheet は、パーセンテージを 0 と 1 の間の値として扱います。 パーセント用にフォーマットされた列に数式を作成する場合 (ツールバーの
、[パーセント形式] ボタンを使用)、小数値を使用します。
例...
=0.5 + 0.4
...と入力すると、パーセントに書式設定された列に 90％ と表示され...
=5 + 4
...と入力すると、パーセントに書式設定された列に 900％ と表示されます。
各フィールドに数式を手動で入力することなく、複数のフィールドで数式を使用したい場合は、次の方法を使用して数式をシートの他の領域にすばやくコピーできます。
次の機能では数式を作成できません。
Smartsheet の次の機能から数式を編集することはできません。
共有は Smartsheet の中心となる機能です。この機能により社内外の関係者は、適切なユーザーが更新した最新情報を適切なタイミングで確認できます。シート全体または一部のみを共有したり、ユーザーごとに管理権限レベルを設定して、共有ユーザーの使用機能を管理したりすることが可能です。
ステップバイステップの手順に従って、シートを共有します。
シートやレポートに共同作業者を追加します。組織の内外の共同作業者にファイルを共有することができます。Smartsheet アカウントを持たないユーザーと Smartsheet アイテムを共有することもできますが、アカウントがないとすべての Smartsheet の機能を利用できない場合があります。
他のユーザーとアイテムを共有する場合は、そのユーザーが Smartsheet にログインして当該アイテムにアクセスする必要があります。ファイル内で行えることは、あなたが付与した権限に依存します。共同作業者は、以下のいずれかとして追加できます。
アイテムの共有の解除や共同作業者の権限レベルの変更はいつでも行うことができます。
を選択します。注意点
レポートを共有する場合は、必ずソース シートを共有してください。元のシートを共有したくない場合は、レポートを公開してリンクを共有してみてください。
レポートを共有したユーザーには、アクセス権を持つ元のシートのデータのみが表示されます。元のシートへのアクセス権を持たない共同作業者がレポートを表示すると、空白または情報が抜けて表示されることがあります。
セキュリティのため、レポートを共有しても、共有されていないシートへのアクセス権がユーザーに自動的に付与されるわけではありません。
たとえば、3 つのシートを参照するレポートを共同作業者と共有したものの、その共同作業者は 3 つのうち 1 つのシートにしかアクセスできないとします。この共同作業者がレポートを開くと、自分が共有しているシートから抽出された行のみが表示されます。共同作業者に対して共有されているシートがない場合、その共同作業者が開いたレポートは空白になります。
ソース シートにアクセスできない人に対してレポートを共有したい場合
以下のいずれかのオプションを実行できます。
ユーザーと共有されている Smartsheet アイテムへのアクセスを削除できるユーザー タイプは 2 つあります。
ワークスペース内にシート、レポート、またはダッシュボードがある場合、ワークスペースへのアクセス権を持つメンバー全員がそのアイテムにアクセスできます。 またワークスペース内にアイテムがある場合でも、該当のアイテムをアイテム レベルで共有することにより、ワークスペースへのアクセス権を持たないメンバーにもアイテムを共有することができます。
アイテムを共有するには、そのアイテムに対して所有者、管理者、または編集者 (共有可) 権限レベルが付与されている必要があります。 同様にワークスペースを共有する場合も、実行には所有者、管理者、または編集者 (共有可) の権限レベルが必要です。
注意点
所有者と管理者のみが、ダッシュボードを共有できます。
以下に、ワークスペース内にあるアイテムへのアクセスをほかのユーザーに許可する方法を紹介します。
アイテムやワークスペースが共有されると、[共有] ウィンドウの [共同作業者] セクションには、権限レベルの隣に 「ワークスペース経由でシート/レポート/ダッシュボードを共有」アイコンや「シート/レポート/ダッシュボードのみ共有」アイコンが表示されます。 これらのアイコンにより、各共同作業者にどのようにアイテムが共有されているかがわかります。
シートの所有者または管理者レベルの共有権限を持つユーザーは、既定のビューおよびフィルターを適用して、シートを共有されているユーザーの画面に意図するシートを表示させることができます。 たとえば、既定のビューを適用して、新しい共同作業者がシートを開くと、フィルター適用済みのカード ビューが直接開き、優先度の高いタスクのみが表示されるように設定できます。
フィルターを作成し保存してから、既定のフィルターを設定します。
共同作業者が同じビューまたは同じフィルターの適用でアイテムを閲覧するようにするには、お使いのブラウザーのアドレス バーに表示されている URL を送信します。
注意点
既定のビュー設定はモバイル アプリには適用されません。アプリからシートにアクセスするユーザーは、規定ではグリッド ビューになります。
アイテム所有者と、アイテムへの管理者権限を持つ共同作業者は、ほかのユーザーを共有から外したり、その権限レベルを変更したりすることができます。 編集者でもアイテムの共有を行うことができますが、そのためには編集者にアイテムを共有するときにアイテムの共有権限を付与する必要があります。
これで、そのユーザーは対象のアイテムにアクセスできなくなります。 このときにそのユーザーが該当するアイテムを開いていた場合、そのアイテムを保存または更新しようとした時点でエラー メッセージが表示されます。
注意点
共同作業者の権限レベルの隣に「ワークスペース経由で共有」アイコンが表示されている場合、その共同作業者がワークスペース経由でアイテムにアクセスできることを意味します。[X] をクリックすると、その共同者業者のワークスペースへのアクセス権が削除されます。
[共同作業者] セクションでは、権限レベルの隣に [ワークスペース経由で共有] アイコンや [X のみ共有] アイコンが表示されます。 これらのアイコンにより、各共同作業者にどのようにシートが共有されているかがわかります。
アイテムを開こうとすると、共有されていないためにそのアイテムを開けないことを通知する次のメッセージが表示されることがあります: 「アイテムは現在使用できません。アイテムが削除されたか、またはアイテムから権限が削除された可能性があります。」
以下は、このメッセージが表示される一般的な理由です。
自分のメール アドレスに共有されていないシート、レポート、ダッシュボード、またはワークスペースにアクセスする必要がある場合は、[所有者にアクセスをリクエスト] をクリックします。 これにより、所有者がクリックできる共有権限レベルを選択できるリンクが記載された電子メールが所有者に送信されます。アイテムまたはワークスペースの所有者がこのプロセスを完了すると、アイテムにアクセスできるようになります。
Smartsheet の連絡先リストを使用すると、タスクを割り当てたり、クライアントや同僚、ベンダーとシートを共有したりすることも簡単にできます。Smartsheet には、システム管理者が管理するアカウント リストと、 マイ Smartsheet 連絡先と呼ばれる個人の連絡先リストの 2 種類の連絡先リストがあります。 個人のマイ Smartsheet 連絡先リストを使用すると、組織外の共同作業者を含むすべての人と作業を共有できます。
ステップ バイ ステップの手順に従って、マイ Smartsheet 連絡先リストに連絡先を追加します。
Smartsheet 内の連絡先を使用すると、共同作業をより迅速に進めることができます。 たとえば、電子メールの送信時、シートの共有時、Smartsheet のタスクの割り当て時に連絡先を使用します。
連絡先を管理する 1 つの方法は、マイ Smartsheet 連絡先リストを利用することです。 マイ Smartsheet 連絡先リストに連絡先を表示するには、ナビゲーション バーで [アカウント] > [マイ Smartsheet 連絡先] の順にクリックします。
あなたのマイ Smartsheet 連絡先リストは非公開のため、閲覧できるのはあなただけです。 しかし、連絡先に登録されているユーザーにタスクを割り当てたり、シートを共有したりする場合、そのユーザーのメール アドレスは該当するシートにアクセスするその他のユーザーに表示されます。
連絡先の登録数に上限はありません。 ただし、一度にインポートできる連絡先の件数は 1,000 件までです。
Outlook、Hotmail、AOL から連絡先をインポートする場合は、まず、連絡先を CSV ファイルにエクスポートする必要があります。.CSV ファイルの列には、それぞれ 名、姓、そして、メール アドレスと名前を付けてください。 誤字がないようにしてください。誤字があると正しくインポートされません。
CSV ファイルのフォーマット例をご紹介します。
| 名前 | 名字 | メールアドレス |
|---|---|---|
| 花子 | 鈴木 | hanako.suzuki@smartsheet.com |
| 一郎 | 山田 | ichiro.yamada@smartsheet.com |
| 二郎 | 佐藤 | jiro.sato@smartsheet.com |
次のオプションのいずれかを選択肢、それぞれの手順に従います。
CSV ファイルを選択し、[続行] をクリックします。Smartsheet にインポートする連絡先を選択し、[インポート] をクリックします。
vCard ファイルを選択し、[続行] をクリックして、次に [インポート] をクリックします。
連絡先がマイ Smartsheet 連絡先リストに追加されます。
メール アドレスを入力して Smartsheet のアイテムを共有すると、メール アドレスがマイ Smartsheet 連絡先リストに自動的に追加される場合があります。
名前をアドレスに関連付けるには、以下の手順に従います。
マイ Smartsheet 連絡先リストからの連絡先は、コンピューターにダウンロードしたファイルの保存先に .csv ファイルとしてエクスポートされます。
連絡先を使って作業する際には、以下の点に注意してください。
Smartsheet のグループを作成すると、簡単に素早くシートとワークスペースへのアクセス権を制御できます。新しい従業員とチーム メンバーをグループに追加して、Smartsheet をすぐに使えるようにしたり、組織を離れる人がいる場合は今後アクセスできないようにグループから外したりします。
ステップバイステップの手順に従って、Smartsheet のグループを設定します。
グループ管理機能により、グループ管理者は連絡先をグループにまとめて、ビジネス プランまたはエンタープライズ プランを使用しているユーザーが、グループ内のすべてのユーザーと情報を素早く共有し、送信できるようにすることが可能です。
グループの作成や管理を行うには、ビジネス プランまたはエンタープライズ プランのグループ管理者に指定されている必要があります。 グループが設定されると、ビジネス プランまたはエンタープライズ プランに登録されているユーザーは、そのグループに対して情報を共有したり送信したりできるようになります。
グループ管理者の権限を付与してもらうには、ライセンス ユーザーである必要があります。
注: エンタープライズ プランのシステム管理者は、組織のアカウント内のユーザーのみがグループに参加できるように、グループへの追加が可能なユーザーを制限できます。
管理センターの機能を利用するには、管理センターにおけるアカウント設定が必要です。
既存のユーザーすべてが記載されたユーザー管理フォームが表示されます。
既存のグループすべてが記載されたグループ管理フォームが表示されます。
グループを管理できるのは、そのグループの所有者またはそのアカウントのシステム管理者です。 グループ名を選択して、[グループの編集] パネルを開きます。
既定では、[グループの詳細] タブが表示されます。このタブでは、グループ名や説明を変更したり、所有者やメンバーの人数を表示したりできます。 [メンバーの追加] タブを選択すると、メンバーをグループに追加できます。
また、グループの右側にあるメニュー アイコンを選択すると、以下のことを実行できます。
| 使用するオプション | 使用目的 |
|---|---|
| グループの詳細を編集 | [グループの編集] パネルを開きます。 |
| グループの表示 | すべてのグループ メンバーと、そのメンバーの現在のユーザー タイプ (リソース管理者やシステム管理者など) のリストを表示します。 |
| メンバーの追加 | グループに新しいユーザーを追加します。 追加されたユーザーには、グループに対して共有されているアイテムがすべて共有されることになるため、注意してください。 |
| グループ所有権の移行 | グループ所有権をアカウントのほかのグループ管理者またはシステム管理者に移行します。 |
| システム管理者専用 - グループ シート アクセス レポートの生成 | 選択したグループに共有されている (アカウントの) シートのレポートを作成し、添付ファイルとしてメールで送信します。 このファイルには、シートの所有者名、グループのシートに対する権限レベル、およびシートの最終更新日が含まれます。 |
| グループの削除 | グループを削除します。 これにより、そのグループは、共有中のすべてのシートと、定期的にグループ メンバーに送信されているすべての電子メールの送信先からも削除されます。 この操作は元に戻せないため、慎重に実施してください。 |
カード ビューは Smartsheet にある 4 種類のビューのうちのひとつで、チーム メンバーはカードをドラッグ アンド ドロップして、プロジェクトを共同で確認、共有、作業でき、より簡単に仕事の優先順位を付けて整理することが可能になります。カード ビューはアジャイル プロジェクト マネジメント方式から生まれたものですが、チーム内で Smartsheet を使ってより視覚的なコミュニケーションや共同作業を行う上でも役立ちます。
カード ビューは優先順位を付けて整理する機能を持ち、複数の選択肢を持つドロップダウン リスト、記号、および連絡先リストによりビューを変えることができます。これらの異なる選択肢によりレーンが作られ、その中でカードを移動することができます。
ステップバイステップの手順に従ってカード ビューでシートを設定します。
カード ビューでは、プロジェクト内のアイテムやタスクを整理できます。 カードのフィールド値にはタスクの情報が表示されます。 1 つのカードには合計 10 個のフィールドを表示できます。 タイトル フィールドと最大 9 つのほかのフィールドで構成されます。
新しいタスクまたはアイテム (カード) をプロジェクトに追加するには
- または -
[編集] ウィンドウが開くので入力します。
カード ビューで [上に挿入] または [下に挿入] を指定しても、新しいカードは常にタスク リストの末尾に追加されます。 つまり、グリッド ビューに切り替えた場合、新しいタスクはリストの末尾に表示されます。
画像を挿入するには、フィールドの内容をクリアするかハイパーリンクを追加し、編集するフィールド名の隣の矢印をクリックします。
カードの縁の色を変更する方法は 2 通りあります。 手動で変更するか、または条件付き書式設定ルールで自動的に変更できます。
手動で色を変更するには:
シートの管理者または所有者レベルの共有権限を持っている場合、左ツールバーの [条件付き書式] 
をクリックしてルールを作成し、色を変更できます。
カードの内容を共有するには、またはほかのユーザーに入力をリクエストするには、[送信] または [更新リクエストの送信] をクリックし、[送信] または [更新リクエストの更新] ウィンドウを開きます。
既定では、シートのすべての列の情報 (添付ファイル/リンクおよびコメントを含む) が送信されます。つまり送信される情報は、カードに表示されているフィールドに限定されるわけではありません。列を除外するには、[編集] ボタンをクリックして電子メールから除外する列名のチェック ボックスをオフにします。
カードには、[フィールド] (グリッド ビューで、このデータがシートのセルに表示されている) 内のデータが表示されます。 各カードには常にタイトルが表示されます。タイトルの値はプライマリ列の値です。
1 つのカードには合計 10 個のフィールドを表示できます。 タイトル フィールドと最大 9 つのほかのフィールドで構成されます。 該当するシートの管理者権限を持っている場合は、表示するフィールドを変更できます。
グリッド ビューでは、親行と子行を設定して作成し、シートに視覚的な階層を作成することが可能です。階層関係を作成した後、(親行のタイトル) フィールドを選択することで、カード ビューのカードにタスクの親を表示できます。
カード ビューに新しいフィールドを追加すると、同じ名前の新しい列がグリッド ビューに追加されます。 たとえば、カード ビューで「完了」という名前のチェックボックス フィールドを追加すると、グリッド ビューの一番右に「完了」という名前の列が (チェックボックス列タイプで) 追加されます。
既存のフィールドのプロパティを編集するには、たとえば、タイプまたはラベルを変更するには、グリッド ビューに切り替えて (左ツールバーで [グリッド ビュー] をクリックする)、列プロパティを編集します。
ガント ビューは Smartsheet にある 4 種類のビューのうちのひとつで、作業のタイムラインが一目でわかります。ガント チャートは従来のウォーターフォール型プロジェクト管理の必需品ですが、スケジュールとタスク間の関係を視覚的にわかりやすくする場合にも使用できます。
ガント ビューを使用するには、シートに少なくとも開始日と終了日という 2 つの日付列が必要です。
ガント ビューの基本設定をご覧ください。
シートまたはレポートでプロジェクト管理タスクを表示したり操作したりするとき、ガント ビューを最大化することができます。
シートまたはレポートをガント ビューに切り替えると、タスクがタイムライン上にバーとして表示され、プロジェクト タスクの期間、開始日、終了日が表示されます。それ以外に、以下を行うこともできます。
次はガント チャートを追加および使用する方法を説明します。
シートまたはレポートに少なくとも 2 つの日付列があることを確認します。
追加する列は、タスクの開始日と終了日を表す必要があります。タスク バーの長さは、この日付の間の期間に基づいているため、少なくともこの 2 つの日付列が必要です。
シートまたはレポートに日付列が 2 つない場合、ガント ビューに切り替えることはできません。
ガント ビューに切り替えるには、ツールバーで [ガント ビュー] を選択します。
チャートは列の右側に表示されます。また、グリッドの列とガント チャートの間には区切り線があります。
いずれかのセクションの表示を広げるには:
が表示されたら、区切り線を右または左にドラッグします。[プロジェクト設定] ダイアログで、ガント チャートに表示される時間の単位を変更できます。これをさらに簡単に行うには、ツールバーの [拡大]
ボタンと [縮小] 
ボタンを使用します。
ガント チャートで行の階層を使用して、行をセクションやフェーズに整理することができます。
行の階層を使用すると、ガント チャートの子行に、各タスクがそれぞれの開始日と終了日に基づいて個別のバーとして表示されます。シートで依存関係をオンにすると、親行にはその子行のサマリーが反映されます。親行における以下の列の値が自動的に計算されます。
ただし、親の値は自分では変更できないことに注意してください。依存関係がオフの場合は、必要に応じて親行の情報を変更できます。
カレンダー ビューは Smartsheet にある 4 種類のビューのうちのひとつです。カレンダー上で作業予定を確認し、その画面から表示を簡単にカスタマイズすることができます。Smartsheet カレンダー ビューは、Google カレンダーや Outlook または Apple カレンダーの iCal に公開またはオーバーレイすることも可能です。
カレンダー ビューは、Smartsheet のほかのビューと同じように、シートの列タイプにより表示されます。カレンダー ビューを作成するには、少なくともひとつの「日付」列が必要となり、タスクの開始日と終了日があるとより包括的なものになります。
カレンダー ビューを使った作業の詳細をご覧ください。
カレンダー ビューはシートまたはレポートに含まれる日付を反映したものです。 ツールバーの [カレンダー ビュー] ボタンをクリックすると、 少なくとも 1 つの「日付」列を含むシートまたはレポートをカレンダーとして表示できます。 新しい列を挿入してそれを「日付」タイプにしても、既存の列を「日付」タイプに変更してもかまいません。
ヒント: Smartsheet アカウントの [個人用の設定...] で適切な [言語 (国)] を選択して、日付の表示形式を変更します。
シートまたはレポートの所有者およびシートまたはレポートへの管理者アクセス権限を持つ共同作業者は、カレンダー ビューに表示するタスクを決定できます。
注意点
レポートで作業をしている場合は、カレンダー ビューには複数のシートに散在する日付が反映されます。 [カレンダー設定] で選択した列名と完全に一致する列名が、すべてのシートに含まれていることを確認します。 シートに名前が一致する列が含まれていない場合、そのシートのタスクはカレンダーに想定通りに表示されません。
注意点
これにより、Smartsheet カレンダー ビューからサマリー タスクが削除されますが、Google や iCal に公開されたバージョンからは削除されません。 行の階層はレポートのグリッド ビューには表示されないため、サマリー タスクを表示するオプションはレポートのカレンダー ビューでは使用できません。
注意点
レポートからリマインダーを作成することはできないため、マイ リマインダーを表示するオプションはレポートのカレンダー ビューでは使用できません。
カレンダーの各バーには、シートまたはレポートのプライマリ列の文字列が表示されます。 親行がシート上で展開されている際には、Windows の場合はバーを右クリック、Mac の場合は Ctrl キー + クリックし、[色設定] を選択して子行のバーの色を設定できます。
カレンダーにすべてのタスクを表示したくない場合は、まず グリッド ビューに新しい日付列 (例: 「カレンダーの日付」) を作成します。 そして、カレンダーに表示するタスクに対してのみ、この列に日付を入力します。 カレンダー ビューに戻り、[カレンダー設定] ウィンドウで新しい日付列を選択します。
現在、タスクを特定の時間に予定することはできません。特定の日付のみ指定可能です。 プロジェクト シートで期間に「日数 (端数あり)」、「時間」、「分」などを指定していても、カレンダー ビューやカレンダーとして公開されたデータでは、終日として表示されます。
シート所有者と、シートへの管理者権限または編集者権限を持つメンバーは、バーをドラッグして新しい日付にドロップすることでタスクの日付を変更できます。 タスクの開始日/終了日を移動する場合は、端を左右にドラックして期間を延長できます。
注意点 依存関係が有効になっている場合、レポートのカレンダー ビューやシートの親行 (下にサブタスクがインデントされている行) ではドラッグ機能を使用できません。
カレンダー バーをダブルクリックして、カレンダー ビューから行を編集できます。 [行の編集] ウィンドウが表示され、行のすべてのセルを編集できるようになります。 ここで行った変更はグリッド ビューに反映されます。
カレンダー ビューの時間枠を変更するには、一番上の右または左向きの矢印をクリックして時間を前後に移動します。 ドロップダウンをクリックして時間単位を変更します。
ミニ カレンダーをクリックして、日付でプロジェクト内を移動することも可能です。
カレンダー ビューを設定すると、カレンダーを PDF に印刷したり、外部のカレンダー プログラムに公開したり、[ファイル] > [添付ファイルとして送信] をクリックして電子メールで受信者に送信したりできます。
注意点 カレンダーを印刷すると、常に 1 ページにつき 4 週間分の情報が印刷されます。ボックスの大きさを調整する方法はありません。
iOS 用の Smartsheet モバイル アプリまたは Android 用の Smartsheet モバイル アプリを使えば、どこにいても Smartsheet データにリアルタイムにアクセスできます。会議中でも外出中でも、編集可能なグリッドの情報を簡単に更新し、ダッシュボードでリアルタイムな進捗状況を把握し、データ収集のためのフォームを記入することができます。スマートフォンから、写真の添付、添付ファイル/リンクの表示、アラートへの対応、バーコードのスキャン、リクエストの更新、または承認の送信なども可能です。
iOS および Android 用の Smartsheet モバイル アプリを使用すると、外出中に Smartsheet を確認してアクションを実行することができます。
モバイル アプリとデスクトップ アプリには多くの類似点がありますが、モバイル アプリからのみ利用できる機能は以下のものです。
モバイル アプリは効果的なツールですが、以下を行う場合には制限がありますので、Web アプリを使用してください。
新規レポートの作成またはレポート ビルダーの編集 (一度作成したら、モバイル アプリからレポートのデータを編集できます)
